第一章 总则
第一条 为了规范学生档案管理，切实维护学生档案的完整性和真实性，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，特制定本办法。
第二条 本办法适用于被我院录取的统招普通专科学生。
第三条 学生档案是学生在校学习期间德、智、体等方面的客观反映，是用人单位考察和录用毕业生的主要参考资料，是毕业生进入单位后人事管理的重要依据。
第四条 学生档案材料，要做到真实、齐备，不得涂改、不得弄虚作假。内容一律用碳素或蓝黑墨水钢笔填写。
第二章 学生档案的内容
第五条 学生档案主要内容包括：学生高招录取档案、大学期间学院为之建立的各种纸质材料和学生毕业档案。
第六条 高招录取档案：被我院录取的普招专科新生均应有高招录取档案。录取档案一般包括中学学生学籍表、考生报名登记表、高考志愿表、高考志愿机读卡、体检表等。
第七条 在校档案：根据学生管理、学籍管理的要求，学院为全面体现学生在校期间的表现而建立并存入毕业档案的纸质材料。一般包括学生历学年受奖惩情况记载、学生历学年成绩表、社会实践（实习）鉴定表、高等学校毕业生登记表、体检表、其它应装入档案的材料。
第八条 毕业档案：学生完成全部教学过程，需要带入社会或用人单位的档案。一般包括高招录取档案、在校档案和就业报到证（副联）等。
第三章 学生档案的转递
第九条 高招录取档案：通过邮寄至学生处的档案，由学生处统一交各系；由新生自带的档案，入学时交辅导员。
第十条 新生档案：新生档案在各系核对学籍无误后，由班级辅导员装入《新生体检表》后，在第二学期以班级为单位交至学生处统一保管，并严格办理交接、登记手续。
第十一条 在校生档案：档案由学生处统一保管，在校期间因开除学籍、退学、死亡等原因流失的学生，其档案由学生本人或者家长提取。
第十二条 毕业生档案：每年6月份(如有变动，以通知为准)，各系至学生处领取应届毕业生档案，并负责将学生高招录取档案、在校档案、就业报到证等材料合并，形成毕业生档案。学生处将安排专人配合各系密封档案。
第十三条 任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案。
第四章 学生档案的补办
第十四条 本校毕业生的个人档案因个人不慎丢失如需补办，必须由个人提出补办申请，所在工作单位出具档案遗失证明等相关材料，经核实毕业证书后，可补办相关毕业材料。在其他档案保管机构造成学生档案丢失，责任由该保管机构负责。
第五章 学生档案的查（借）阅
第十五条 用人单位等校外部门需要查阅学生档案，应出具单位介绍信，并在指定的时间、地点进行查阅，同时履行查阅登记手续。
第十六条 党总支组织部门、院团委、学生处、各系党政负责人可登记后查阅，辅导员可查阅本班级的学生档案；学院教师需要查阅某一学生档案时，需要征得档案管理人员同意方可查阅，查阅学生档案者不准翻阅与自己调查无关的档案材料。
第十七条 学生档案原则上不外借，仅限在档案室内查阅，因特殊情况需借出时，应在《查阅档案登记本》上说明理由，并经借阅单位和学生处负责人批准，严格履行登记手续后，通过组织借出，并按期归还（借阅期限不超过一周）。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责。借阅人要遵守保密制度，严禁复印、拍照、涂改、圈划、涂损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料，更不能将档案交本人或亲属翻阅。
第十八条 凡需摘抄档案材料，须经档案管理员和学生处领导同意。
第十九条 学生本人及家长不得查阅学生本人的档案。学生毕业后，如需查询其个人档案的转递情况，本人可持有效证件进行查询。
第六章 毕业生档案处理办法
第二十条 学生毕业（结业）时，档案按《就业报到证》登记就业地址，由各系通过指定邮寄单位转递至用人单位或各地市人才交流中心，邮寄费用由学院支付。毕业生档案原则上不允许本人自带，如遇特殊情况（工作需要），须由本人提出书面申请，经学院审批后方可履行自带手续。
第二十一条 学生毕业时，若需要将档案存放在学院的，应向学生处递交申请（需各系首批），经批准后，学院可免费保管其档案两年，超过两年期限学生没来领取，发生丢失，责任自负。
第二十二条 毕业生需将档案存放在学院的，应符合下列条件之一，并提供相关证明材料：
1．毕业生应在毕业当年6月20日前提出申请；
2．因出国留学或身体健康等特殊原因需推迟就业；
3．与用人单位有意向或者已与非国有单位签约，单位暂时还未理顺档案关系的。
第二十三条 毕业班学生因学费未缴清或存在补考，其档案暂由学生处统一保管。
第二十四条 毕业生档案在校保管期间，因就业需要开具有关证明的，学生处可以按政策和法律的规定，在业务范围之内，经调查核实后，予以办理。学院不为毕业生开具与就业无关的任何证明。
第二十五条 毕业生未落实就业单位，又未向各系申请或申请未被批准的，各系将其档案通过邮寄方式传递到生源地人事部门。
第二十六条 每年七月底前，各系须将应届毕业生《档案投递明细表》及暂存档案送达学生处存档备案。
第二十七条 毕业生毕业后三个月内应及时向自己所就业的单位查询是否收到本人档案，如未收到，请及时与学院学生处联系，查明原因。
第二十八条 在档案存放期间落实工作单位的毕业生，应及时到校办理有关档案转档手续，在办理档案转移手续时，需要出示接收单位调档函，由学生处向接收单位寄发。
第二十九条 升学学生原则上应在收到录取通知书后一个月内到校办理档案转移手续。
第七章 附则
第三十条 本规定自公布之日起执行。